Aufgabenmanagement – MeisterTask

Wer den Marketingalltag kennt, weiß um die unzähligen Projekte, Aufgaben und Tagesjobs die man selber, innerhalb des Teams und mit externen Dienstleistern und Agenturen bewältigen muss.

Hierzu gibt es unzählige Programme und Tools für das Aufgabenmanagement bzw. Taskmanagement. Von einfachen To-Do Listen bis hin zu komplexen Projektmanagementprogrammen mit Schnittstellen zu weiteren Datenbanken, Plugins und Fremdprogrammen.

Das Thema ist komplex und unübersichtlich geworden. Ich suche seit zwanzig Jahren nach DEM Projektmanagement- und Aufgabenverwaltungstool, dass mir all meine Wünsche erfüllt. Die Realität ist leider ernüchternd. Denn was das eine Programm sehr gut kann, hat das andere nicht und umgekehrt. Ich denke jeder hat hier individuelle Präferenzen, wie er seine Arbeit im Team organisieren möchte.

Problem: Kollaboration mit Mailprogrammen

Gerade das Arbeiten im Team – oder sogar mit mehreren Teams – stellt hohe Anforderungen an die transparente Kommunikation, der Projektnachverfolgung, der klaren Aufgabenzuordung, des Reportings und der Kontrolle.

Problem der Mailflut

Was mir sehr häufig begegnet ist, dass Projektmitglieder über Email – meistens der Software Outlook – kollaborieren. “Kollaboration ” hier im Sinne der Kooperation und Zusammenarbeit.

Hier werden dann im Laufe des Projektes unzählige Mails versendet und auf diese dann noch unzählige Male geantwortet. Nich selten kommen dann noch etliche automatische Antworten von den Kolleginnen und Kollegen, die gerade im Urlaub, krank oder sonst wo sind.

Problem der Datei- und Informationsablage

Es werden dann weitere Postfächer bzw. Postfachunterverzeichnisse angelegt, was irgendwann die IT auf den Plan ruft mit der immerwährenden Bitte, dass Mailprogramm nicht als Ablagesystem zu benutzen. Denn neben der reinen Korrespondenz werden mit den Mails auch alle Dateien gesendet. Ohne diese dann zentral abzulegen. Da fragen die Teammitglieder gerne im weiteren Zeitverlauf nach, welche Datei die aktuelle ist und ob diese noch mal rundgeschickt werden kann.

Das hat zur Folge, dass nicht nur das Emailpostfach bald aus allen Nähten platzt, sondern, dass dann auch nicht mehr richtig nachverfolgt werden kann, wer eigentlich welche Datei mit dem aktuellen Stand hat.

Problem der Zugriffsbefugnis auf die individuellen Emailpostfächer

Wenn die Projektkommunikation vor allem mit Emails praktiziert wird, sticht ein Problem besonders hervor: Was ist, wenn ein Teammitglied für eine bestimmte Zeit nicht erreichbar ist, aber wichtige Infos nur ihm zugesandt wurden – und man nun nicht auf sein Postfach zugreifen kann.

In diesem Fall wird es kompliziert. Auch wenn die IT theoretisch das Passwort zurücksetzen kann, darf sie das nicht ohne weiteres – vor allem dann nicht, wenn sich jemand anderes als der Besitzer Zugang verschaffen will.

Also bleibt meistens nur abwarten, oder “Klinkenputzen” und nach den infos bei anderen suchen. Das kann sehr aufwändig werden. Vor allem dann wenn mehrere gerade im Urlaub sind.

Fazit Zusammenarbeit über Mailprogramme

Wenn es um Informationen und Dateien für das Projekt geht und Korrespondenzen für einen größeren Kreis ersichtlich sein müssen, ist die Verwendung von Emails als Projektinstrument nicht geeignet. Neben der Mailflut und Unübersichtlichkeit, sollte es nicht als Ablagesystem verwendet werden, da jeder sein individuelles Ablagesystem schafft, auf das bei Abwesenheit kein anderer Zugriff hat. Wichtige und ggf. zeitkritische Informationen können dann verschlossen bleiben.

Lösung: Programme zum Aufgabenmanagement

Eine Lösung, die wir nun seit über drei Jahren einsetzen, ist das Online-Tool “MeisterTask”. Es gibt hier noch andere Online-Tools wie bspw. Trello oder Asana etc. Aber mit denen habe ich persönlich keine Erfahrungen gemacht. Daher werde ich an dieser Stelle MeisterTask kurz beschreiben.

Es ist ein sogenanntes kanban basiertes Aufgabentool.

Kanban ist eine Methode in der Softwareentwicklung, bei der die Anzahl paralleler Arbeiten, der Work in Progress (WiP), begrenzt und somit kürzere Durchlaufzeiten erreicht und Probleme – insbesondere Engpässe – schnell sichtbar gemacht werden sollen.

Wikipedia

Was das Programm leisten muss

Ich hatte und habe folgende Anforderungen an die Software, damit mein Team vernünftig und einfach zusammenarbeiten kann, die IT Ihre Zustimmung gibt, unser Datenschutzbeauftragter glücklich ist und unser Einkauf nach der Verfahrensanweisung bestellen kann. Allein an diesen Grundanforderungen kann man sich schon die Zähne ausbeißen auf der Suche nach einem Programm.

Das Programm soll…

• …bezahlbar sein – auch wenn mehrere Lizenzen notwendig werden.
• …Systemübergreifend funktionieren. Denn die Agentur arbeitet mit Mac’s, wir mit Windows und das in unterschiedlichen Versionierungen. Mal am Desktop PC, mal unterwegs auf dem Handy.
• …auch über App auf mobilen Geräten funktionieren.
• …nicht auf unseren Server installiert werden müssen und unsere IT soll damit nichts zu tun haben.
• …Es soll DSGVO konform sein, Datensicherheit bieten und auf deutschen oder europäischen Servern laufen.
• …es von einem deutschen Unternehmen angeboten werden. Das ist nicht unbedingt erforderlich, macht aber vieles einfacher:
  • Ich haben einen direkten Ansprechpartner der mich in meiner Muttersprache versteht.
  • Ich kann einen deutschen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag abschließen.
  • Es ist deutsches Recht anwendbar.
  • etc.
• …es soll auch über eine Bestellung durch unsere Einkaufsabteilung bestellbar sein. Also nicht nur über ein Onlineformular mit digitalen Bezahlmethoden oder Kreditkarte.
• …eine steuerkonforme Rechnung digital an eine bestimmte Rechnungsmailadresse versendet werden können.
• …sehr einfach zu bedienen sein – wir haben unterschiedliche Erfahrungsstufen mit digitalen Medien im Team.
• …auch ohne Schulung intuitiv bedienbar sein.
• …Akzeptanz bei den Teammitgliedern finden.
• …unzählige Projekte und Aufgaben transparent verwalten können.
• …sehr, sehr viel können.

Es würde eine sehr lange Liste werden, wenn ich alle Aspekte hier aufzähle. Ich werde in der kommenden Zeit mehr über das Aufgabenmanagement mit MeisterTask schreiben. Aber so viel sei schon jetzt erwähnt: Es erleichtert und sehr den Projektalltag, die Teamkommunikation hat sich deutlich transparenter entwickelt und jeder behält den Überblick. Und das ist seit über drei Jahren meinen festen, deutschsprachigen Ansprechpartner habe, ist mit einer der Hauptgründe, diese Software zu nutzen (vor allem wenn man bei anderen Anbietern stundenlang die Hotline hängt – wenn die denn überhaupt eine haben)

Link zum Onlinetool meisterTask

Schauen Sie sich das Tool unter folgendem Link an – vielleicht kann es Ihren Projektalltag auch vereinfachen: MeisterTask – Übersicht